陳述書や申立書、審査請求書などの公的文書では、事実関係を時系列で整理し、第三者が読んでも誤解のない文章にすることが重要です。特に税金の滞納や分納交渉に関する経緯を記載する場合は、誰が何を行ったのかを明確にする必要があります。
読みやすい法律文書の基本
法律関係の文書では、感情的な表現よりも客観的な事実を中心に記載します。
また、一文が長くなりすぎると意味が伝わりにくくなるため、出来事ごとに区切ることが大切です。
修正例
以下は、時系列と主語を整理した修正文の一例です。
請求人は当日、銀行で融資に関する打ち合わせを行った帰りであり、月額15万円の家賃を支払っていることを示す賃貸借契約書を所持していた。そこで、請求人は鈴木氏に当該契約書を提示した。滞納していた税金は固定資産税であったため、鈴木氏は家賃として月額15万円を支払っていることに驚いた様子であった。その後、鈴木氏の提案を踏まえて請求人が分納額を提示したところ、「少なすぎる」として分納を認められなかった。そこで請求人は、9月25日に送信したメールにおいて、「月3,000円であれば、厳しい状況の中でも支払います」と伝えたが、これに対する返信はなかった。
修正したポイント
「15万円の家賃の契約書」という表現は意味が曖昧なため、「月額15万円の家賃を支払っていることを示す賃貸借契約書」と具体化しました。
また、「分納額を示したが」という表現についても、誰が提示したのかが分かるように「請求人が分納額を提示したところ」と修正しています。
事実と印象を分けて書く重要性
公的文書では、「驚いた様子だった」などの印象表現は必要最小限にとどめるのが望ましいとされています。
可能であれば、相手方の発言内容や行動を具体的に記載し、読み手が客観的に判断できるようにしましょう。
説得力を高めるコツ
- 日時を明確に記載する
- 主語を省略しない
- 事実と意見を区別する
- 会話内容は可能な限り正確に引用する
- 時系列順に整理する
これらを意識することで、読み手に状況が伝わりやすくなります。
まとめ
陳述書や申立書では、事実関係を簡潔かつ客観的に整理することが重要です。主語の明確化、一文の適切な長さ、時系列の整理を意識することで、第三者にも理解しやすい文章になります。特に交渉経緯を記載する場合は、誰が何を発言し、どのような対応があったのかを具体的に記載することが大切です。
コメント