取引先や上司、目上の方と日程調整を行う際、「まず面談や打ち合わせの許可を得たいが、何度もやり取りを増やさず候補日も一緒に伝えたい」と考えることがあります。このような場面では、相手への配慮を示しながら日程候補を添える表現が有効です。本記事では、目上の方に失礼のない日程調整の書き方や具体的な例文を紹介します。
日程調整ではまず相手の都合を尊重する
ビジネス文書やメールでは、自分の希望を先に押し付けるのではなく、相手の都合を優先する姿勢を示すことが大切です。
そのため、「ご都合がよろしければ」「お時間を頂戴できるようでしたら」といった前置きを入れることで、丁寧な印象になります。
許可を求める表現と日程候補の提示を一つの文章にまとめても失礼にはなりません。
「つきましては」から始めるのは自然か
結論から言うと、「つきましては、来週は～」という表現自体は不自然ではありません。
ただし、「つきましては」だけでは許可を求めるニュアンスが弱いため、その後に配慮を示す表現を続けるとより丁寧になります。
例えば次のような文章です。
- つきましては、お時間を頂戴できますようでしたら、来週中でご都合のよろしい日時をご教示いただけますと幸いです。
- つきましては、ご都合が許すようでしたら、下記日程の中でお時間をいただけますでしょうか。
許可と候補日を同時に確認する例文
実務では、相手の負担を減らすために候補日を先に提示するケースが多くあります。
例えば次のような書き方が自然です。
「もしお時間を頂戴できますようでしたら、下記日程のいずれかでご調整いただくことは可能でしょうか。」
「ご都合がよろしければ、ご相談のお時間を頂戴したく存じます。候補日としては下記を考えております。」
「差し支えなければ、来週中に一度お打ち合わせのお時間を頂戴できれば幸いです。」
より丁寧にしたい場合の表現
特に役員や顧客など目上の方に対しては、仮定表現を用いることで柔らかい印象になります。
| 通常表現 | より丁寧な表現 |
|---|---|
| お時間をいただけますか | お時間を頂戴できますと幸いです |
| ご都合はいかがですか | ご都合が許すようでしたら |
| ご確認ください | ご検討いただけますと幸いです |
| 候補日は以下です | 差し支えなければ下記候補日をご参照ください |
このような言い回しを活用することで、相手への敬意を示しながら依頼できます。
実際によく使われる完成形の例文
目上の方へのメールであれば、次のような形が非常に自然です。
「もしお時間を頂戴できますようでしたら、一度ご相談の機会をいただければ幸いです。つきましては、下記日程の中でご都合のよろしい日時がございましたらご教示いただけますでしょうか。」
あるいは、
「ご都合が許すようでしたら、来週中にお打ち合わせのお時間を頂戴したく存じます。候補日を記載いたしますので、ご都合の良い日時をご教示いただけますと幸いです。」
といった表現もよく使用されます。
まとめ
目上の方に日程調整を依頼する際は、まず相手の都合を尊重する姿勢を示し、そのうえで候補日を提示するのが基本です。「つきましては」から始めても問題ありませんが、「ご都合がよろしければ」「お時間を頂戴できますようでしたら」などの配慮表現を加えることで、より丁寧で好印象な文章になります。許可を求めることと候補日提示は同時に行っても失礼ではなく、むしろ相手の負担を減らす実務的な方法といえるでしょう。
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