シフト調整をお願いする際、相手に失礼のないように、また自分の意図を明確に伝えることが大切です。この記事では、シフト調整のリクエストメールを送る際のポイントを解説し、具体的な例文を紹介します。
シフト調整メールを書く際の基本的な構成
シフト調整のメールは、以下の構成を意識して書くと良いです。
- 挨拶：最初に相手に対して感謝やお疲れ様の一言を伝える。
- 要件の明確な伝達：シフト変更の希望内容や調整をお願いしたいポイントを簡潔に述べる。
- 理由の説明：もし必要であれば、なぜその変更をお願いするのか簡単に説明する。
- 締めの言葉：感謝の気持ちや今後の対応をお願いする旨を述べて、メールを締めくくる。
例文：シフト変更をお願いする際のポイント
まずは、シフト変更をお願いする際に使える基本的な例文を紹介します。シンプルでありながら、相手に伝わりやすく礼儀正しい文面です。
お疲れ様です。来月のシフトの件ですが、8月3日（日）のみお休みを希望いたします。来月は週4〜5回ほど出勤することは可能でしょうか。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。このように、必要な情報を簡潔に伝えつつ、お願いの形で伝えることがポイントです。
「変な表現がないか確認してほしい」という場合の修正案
質問文を確認したところ、相手に伝わりやすい表現ではありますが、少しだけ改善の余地があります。具体的には、「〜可能でしょうか」の部分をより丁寧にすること、また、「お金がないため」などの理由が直接的すぎるため、柔らかく伝えるとより良い印象になります。
お疲れ様です。来月のシフトについてですが、8月3日（日）のみお休みを希望いたします。また、来月は週4〜5回ほど出勤することは可能でしょうか。もしご調整いただけるようでしたら、幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。このように、お願いの内容をより丁寧に表現することで、相手に対して配慮が伝わりやすくなります。
シフト調整の際に避けるべき言い回し
シフト調整の際に避けた方が良い表現があります。それは、例えば「〜しないと困ります」「〜が必要です」など、強い要求のように受け取られかねない言い回しです。
また、理由として「お金がないから」と直接的に述べることも避けた方が無難です。代わりに、家庭や個人的な都合をやんわり伝える方が、より受け入れられやすくなります。
まとめ
シフト変更のお願いをする際は、丁寧な言葉遣いと明確な要件の伝達が重要です。相手に配慮しながら、自分の希望をしっかりと伝えることで、スムーズにシフト調整が進むでしょう。この記事で紹介した例文を参考にして、より良いシフト調整メールを送ってみてください。
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