部下が小説のような報告書を提出してきた場合、適切な指導が必要です。リズミカルで接続詞の少ない文章、そして文学的な描写が目立つ報告書は、業務報告には適していない可能性があります。この記事では、そのような報告書に対してどのように指導するべきか、具体的なアプローチ方法について解説します。
1. 報告書の目的を明確にする
報告書は業務上の情報を簡潔かつ的確に伝えるための文書です。その目的をまず明確に伝えましょう。文学的な表現やリズミカルな文章は、情報を伝えるという本来の目的から逸脱している可能性があります。部下には、報告書が「業務情報を効果的に伝えるための手段」であることを説明し、その目的に沿った報告書作成を促します。
具体的には、「報告書は誰が見ても簡単に理解できるように、無駄な表現や飾りを避けるべきである」と伝えます。このように、報告書の本質を理解させることが重要です。
2. 分かりやすさを重視する
部下の報告書に文学的な表現が多い場合、その内容は分かりにくい可能性があります。指導する際には、報告書が「誰でも分かりやすく、即座に理解できるものであること」を強調しましょう。特に、接続詞を使わずに短い文章を繋げることで、情報が断片的に伝わってしまうことがあります。
この点を改善するために、部下に「情報を論理的に構築すること」を教え、適切な接続詞や文の流れを使用するようアドバイスをしましょう。また、業務上の用語や数字を適切に使うことも指導のポイントです。
3. 具体例を使った指導
部下がどのように報告書を作成しているのかを具体的に見て、どこに問題があるのかを指摘することが重要です。「文学的な描写が目立つ」という問題点を指摘し、実際にその部分をどのように改善すべきか具体的に示しましょう。
例えば、「この文章をもっと簡潔にし、要点だけを明確に伝えるにはどうするか」を一緒に考え、改善例を示します。具体例を使って説明することで、部下も理解しやすくなります。
4. 継続的なフィードバックを行う
報告書作成のスキルは一度の指導で完璧に身につくものではありません。部下には、定期的にフィードバックを与え、徐々に改善していけるようにサポートすることが大切です。部下の成長を見守りながら、継続的に指導を行うことで、報告書作成スキルを高めることができます。
また、部下が自分で改善策を見つけられるように、疑問点や問題点を自ら振り返る時間を与えることも効果的です。
まとめ
部下が提出する報告書が小説のようなものになってしまう場合、まずはその報告書の目的を明確にし、分かりやすさを重視することが重要です。具体的な改善方法を示し、継続的なフィードバックを通じて部下のスキルを向上させていくことが大切です。指導にあたっては、実例を使って具体的に教えることが有効です。
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