得意先への請求書訂正依頼メールの書き方とポイント

請求書の訂正をお願いする際のメールは、相手に不快感を与えないように丁寧かつシンプルに書くことが大切です。得意先に対して誤りを訂正してもらう際のメール文章のポイントを解説します。

1. 訂正依頼の目的を明確に伝える

メールの冒頭では、何のために訂正をお願いするのかを簡潔に伝えます。理由を簡潔に伝えることで、相手も理解しやすくなります。

例:「先日お送りしました請求書の内容に誤りがありましたので、訂正をお願い申し上げます。」

誤っている点を具体的に記載します。特に、複数の誤りがある場合は、それぞれを箇条書きにして分かりやすく説明します。

例:「1) 請求内容に含まれている商品の個数が異なっておりました。 2) 先月のお支払い済み商品が再度請求書に記載されております。 3) 請求したい商品が記載されていない箇所がございます。」

依頼をする際は、相手に対して感謝の意を表し、丁寧にお願いしましょう。強い言い方や一方的な要求は避けるようにします。

例:「お手数をおかけしますが、訂正をお願い申し上げます。」

訂正後に新しい請求書を送ってもらう旨を確認し、感謝の気持ちを表現しましょう。最後に一度、誤解がないように確認のメッセージを加えることが重要です。

例:「訂正後の請求書をお送りいただけますようお願い申し上げます。何卒よろしくお願いいたします。」

以下のようにメールを書いてみましょう。

例: 「件名: 請求書の訂正依頼について

〇〇株式会社　〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。

先日お送りしました請求書について、以下の内容に誤りがございましたので、訂正をお願い申し上げます。

1) 請求内容の商品の個数が異なっておりました。

2) 先月のお支払い済み商品が再度記載されております。

3) 請求したい商品が記載されていない部分がございます。

お手数をおかけいたしますが、訂正後の請求書をご確認の上、再送していただけますようお願い申し上げます。

何卒よろしくお願い申し上げます。」

請求書の訂正依頼は、丁寧でわかりやすい文章を書くことが重要です。誤りを具体的に記載し、感謝の意を表して依頼することで、スムーズに訂正作業を進めることができます。また、相手に配慮した言葉遣いを意識することが大切です。