「同上」以外の表現はなぜ使われないのか？ビジネス文書の書き方とその理由

社会人になって、ビジネス文書を作成する際に「同上」という表現をよく目にしますが、他にも「同左」や「同右斜上」などと書いていた経験がある方もいるかもしれません。これらの表現がなぜ使われないのか、また「同上」が広く使用される理由について解説します。

「同上」の使い方とその意味

ビジネス文書において「同上」とは、前述の内容と同じであることを示す表現です。特に、項目や内容が繰り返される場合に便利な表現で、冗長にならないように簡潔に伝えるために使われます。例えば、「同上」という一言で、同じ情報を再度繰り返さずに済むため、効率的な書き方と言えます。

この表現は、ビジネスにおいて広く用いられており、文書が整理され、読み手にとってもわかりやすくなります。特に、契約書や報告書などで頻繁に見かける言葉です。

一方で、「同左」や「同右斜上」などの表現は、一般的にはビジネス文書で使用されることはありません。この理由は、これらの表現が無駄に複雑であり、読者にとってわかりづらくなる可能性があるためです。特に、「斜上」や「左」という指示は、どの文脈で使用されるかが不明確で、誤解を生むことがあります。

また、これらの表現は、冗長であり、文書を読みやすくするという目的に反するため、一般的には推奨されていません。「同上」という表現が非常にシンプルで明確であることから、他の不必要な言葉を使う必要がないのです。

ビジネス文書では、簡潔でわかりやすい表現を用いることが求められます。無駄に複雑な表現や意味が曖昧な言葉は、読み手に混乱を招く可能性があります。特に、企業の公式文書や重要な契約書では、正確さと明確さが重要です。

「同上」という表現はそのシンプルさゆえに、ビジネス文書に最適な表現とされています。逆に「同左」や「同右斜上」などの表現は、同じ意味を伝えるために必要以上に言葉を多く使うことになり、文書の目的に反することになります。

ビジネス文書では、簡潔で効率的な表現を心掛けることが大切です。たとえば、「同上」を使う場面では、同じ意味の繰り返しを避け、スムーズに情報を伝えることができます。

もし「同上」の使用が不適切な場合は、「前述の通り」や「上述の通り」など、他の簡潔な表現を使うことができます。これらも明確に意味を伝えながら、文書を簡潔に保つための有効な方法です。

ビジネス文書で「同上」を使う理由は、そのシンプルさと効率性にあります。一方で、「同左」や「同右斜上」のような表現は、無駄に複雑でわかりづらくなるため、避けるべきです。会話や文章で明確かつ簡潔に意図を伝えることが、ビジネスコミュニケーションの基本となります。

今後、ビジネス文書を作成する際には、常に「伝えたい内容を簡潔に伝える」ことを意識し、適切な表現を選ぶようにしましょう。